Termenul de plată acordat clienților stabilește câți bani ai firmei stau, în orice moment, în facturi neîncasate. O afacere mică poate fi profitabilă pe hârtie și totuși să rămână fără lichidități dacă vinde pe 60 sau 90 de zile și își plătește furnizorii pe 15. De aceea termenele se aleg în funcție de puterea financiară a firmei, nu doar de ce cere piața, iar facturile scadente se urmăresc după o rutină fixă.
De ce contează termenul de plată pentru o firmă mică?
Termenul de plată contează pentru că fiecare zi de credit acordată clientului este finanțată din banii firmei. Venitul apare în contabilitate la emiterea facturii, însă salariile, chiria și furnizorii se plătesc din numerar. Legătura dintre cele două este explicată pe larg în articolul despre fluxul de numerar și diferența lui față de profit.
Un calcul simplu arată mărimea efectului. Dacă firma facturează constant 100.000 de lei pe lună și toți clienții plătesc la termen, suma blocată în facturi neîncasate este aproximativ:
| Termen de plată | Bani blocați în creanțe | Echivalent în luni de vânzări |
|---|---|---|
| 15 zile | circa 50.000 lei | 0,5 |
| 30 de zile | circa 100.000 lei | 1 |
| 60 de zile | circa 200.000 lei | 2 |
| 90 de zile | circa 300.000 lei | 3 |
Cum se stabilește termenul de plată pentru fiecare client?
Termenul de plată se stabilește pornind de la termenele pe care firma le are la propriii furnizori și de la istoricul fiecărui client. Regula prudentă este ca încasările să nu vină, în medie, mult mai târziu decât plățile.
- Clienții noi primesc la început termene scurte, plată la livrare sau un avans, până când își construiesc un istoric.
- Clienții cu plăți regulate pot primi treptat termene mai lungi și sume mai mari.
- Comenzile mari sau făcute la cerere se acoperă de regulă cu avans, pentru că materialele se cumpără înainte de livrare.
- Limita de credit fixează suma maximă pe care un client o poate avea neîncasată la un moment dat, indiferent de termen.
Termenul, eventualele penalități de întârziere și dreptul de a opri livrările se scriu în contract sau în condițiile generale de vânzare. Aceleași clauze merită citite atent și din partea cealaltă, așa cum arată ghidul despre contractele cu furnizorii înainte de semnare.
Merită oferită o reducere pentru plata mai rapidă?
O reducere pentru plata anticipată merită doar dacă firma are nevoie urgentă de lichidități, pentru că este o formă scumpă de finanțare. Un discount de 2% pentru plata în 10 zile în loc de 30 înseamnă că firma renunță la 2% din valoare pentru a primi banii cu 20 de zile mai devreme. Raportat la un an, costul ajunge la aproximativ 36%, mult peste dobânda obișnuită a unui credit pentru afaceri. Reducerea trebuie inclusă și în calculul marjei, după metoda din articolul despre calculul corect al prețului unui produs sau serviciu.
Cum se măsoară cât de repede încasează firma?
Viteza de încasare se măsoară prin numărul mediu de zile în care clienții plătesc, calculat ca raport între creanțele neîncasate și vânzările unei perioade, înmulțit cu numărul de zile ale perioadei. De exemplu, 150.000 de lei neîncasați la vânzări de 300.000 de lei pe trimestru (90 de zile) înseamnă 45 de zile. Dacă termenul acordat este de 30 de zile, diferența de 15 zile arată întârzierile reale.
Indicatorul se urmărește lunar, alături de o listă a facturilor grupate după vechime: în termen, 1–30 de zile întârziere, 31–60 și peste 60. Ambele se potrivesc într-un tablou de bord al unei firme mici.
Ce pași are urmărirea unei facturi restante?
Urmărirea unei facturi restante funcționează cel mai bine ca succesiune fixă de pași, aplicată la fel tuturor clienților.
- Cu câteva zile înainte de scadență: un mesaj scurt care amintește suma, numărul facturii și data.
- La 1–7 zile după scadență: un apel sau un e-mail politicos, cu întrebarea dacă factura a ajuns la persoana care aprobă plățile.
- La 15–30 de zile: o notificare scrisă, cu termen precis de plată și cu mențiunea penalităților din contract.
- Peste 30 de zile: livrările noi se condiționează de plata restanței sau se fac doar cu plată în avans.
- Restanțe vechi și mari: discuția cu un avocat sau cu o firmă de recuperare a creanțelor, care evaluează căile legale potrivite situației.
O singură persoană răspunde de încasări, iar fiecare contact cu clientul se notează. Facturile emise imediat după livrare, cu date complete și fără erori, elimină de la început o parte din motivele invocate pentru întârziere.
